Vain muutos on pysyvää on toteamus, jonka kuulee silloin tällöin. Työelämä on jatkuvassa muutoksessa. Yhtenä muutoksen kohteena ovat tietojärjestelmät. Ne vanhenevat, niistä halutaan enemmän irti, jotta työnkulku olisi paremmin hallittavissa. Työnkululla tarkoitan tässä työprosessin kulkua organisaatiossa, alusta loppuun.
Koska tietojärjestelmät vaikuttavat näin olennaisesti organisaation toimintaan – systeemiin – korostuu tietojärjestelmän mukanaan tuoma muutos. Ketterä ja hallittu muutosjohtaminen on käytännönläheinen tapa edesauttaa ja tukea tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumista.
Ei vain tietojärjestelmä, vaan uusi tapa tehdä työtä
Työntekijän näkökulmasta kysymys on uudesta tavasta tehdä työtä, mikä vaatii opettelua. Jatkuva oppiminen on uusi normaali tämän päivän työelämässä. Työhyvinvoinnista huolehtimisen merkitys korostuukin tässä myllerryksessä. Panostamalla työhyvinvointiin, sujuvoitat muutokseen – tässä tapauksessa uuden tietojärjestelmän käyttöön – sopeutumista. Työssään hyvinvoiva työntekijä kestää paremmin tietojärjestelmän vaihdosta syntyvää painetta.
Valmentamalla henkilöstöä tietojärjestelmävaihdoksista syntyviin muutoksiin, parannat mahdollisuuksiasi onnistua käyttöönotossa.
Kun työntekijäsi säilyttävät tunteen oman työn hallinnasta muutosprosessissa, saat paremmin palautetta aidoista käyttökokemuksista ja työn sujuvuudesta aiempaan verrattuna. Kun muutosta johdetaan hallitusti, sujuvasta muutoksesta työn tekemisen tavoissa tulee oikeasti mahdollista. Kun tieto on helposti ja nopeasti saatavilla, tämä sujuvoittaa tietotyöläisen työntekoa.
Yhdistämällä muutosjohtaminen ja käyttäjäpalautteen keruu käyttöönottoprosessin aikana, on mahdollista päästä uuden tietojärjestelmän sujuvaan käyttöön.
Kehittämiskohteiden lisäksi kannattaa kerätä palautetta myös siitä, mikä järjestelmässä toimii ja mitkä tehtävät sujuvat paremmin aikaisempaan toimintatapaan verrattuna. Kerätty palaute toimitetaan myös tietojärjestelmätoimittajan käyttöön. Näin syntyy aito dialogi, jonka tuloksena kehittyy aidosti oman organisaation tarpeisiin räätälöity tietojärjestelmä.
Tietojärjestelmät herättävät tunteita
Muutos vaikuttaa aina työyhteisön jäsenten väliseen vuorovaikutukseen niin pienissä kuin suurissa organisaatioissa. Uusi tietojärjestelmä tai käytössä olevan tietojärjestelmän merkittävä muutos voi nostaa organisaatioissa tunteita laidasta laitaan – yhteisöllisyyden tunteesta jopa työyhteisöä kärjistäviin tunteisiin. Siksi edellä mainittu muutokseen valmentaminen on tärkeää.
Pienissä organisaatioissa uuden tietojärjestelmän asettamat haasteet saattavat näyttäytyä jopa henkilöstön yhteisöllisyyden kasvuna. Mikäli organisaatio on iso ja koekäyttäjien joukko pieni, tunteet kärjistyvät herkemmin. Näin tapahtuu erityisesti silloin, jos käyttäjät kokevat, ettei heidän palautettaan huomioida.
Tulevien vuosien suurin tietojärjestelmäprojekti
Tietojärjestelmiin liittyviä haasteita ratkotaan myös hyvinvointialueilla, jotka aloittavat toimintansa vuoden 2023 alussa. YLE uutisoi hyvinvointialueiden tietojärjestelmien yhteensovittamisesta 20.12.21. Uutisessa mainittiin yhteensovitettavien tietojärjestelmien määrän kasvavan jopa 1000 erilliseen järjestelmään joillakin hyvinvointialueilla.
Kyse on isosta muutosprosessista, jota on syytä tarkastella tavoite ja ihmiset mielessä pitäen. Tavoiteltavan kokonaisuuden ja käyttöönoton suunnittelu sekä asianmukainen resursointi auttaa ennaltaehkäisemään riskejä.
Hyvinvoivassa organisaatiossa kiperältäkin tuntuvien haasteiden ratkaiseminen on mahdollista.
Suunnitteletko tietojärjestelmäprojektia ja pohdit projektista syntyviä vaikutuksia työyhteisöille?
Ota yhteyttä – autamme mielellämme.
